U bent hier

Gebruikershandleiding Beheerder

 

Doelgroep

Deze handleiding is bedoeld voor de waterschapsbeheerder. De rol van beheerder heeft dezelfde mogelijkheden als die van raadpleger, maar heeft daarnaast de functionaliteit om andere gebruikers te autoriseren, pakketten en koppelingen toe te voegen aan het eigen applicatieportfolio en suggesties te verwerken.

 

Inhoud

Deze handleiding gaat over de beheerfunctionaliteit. De algemene functionaliteiten zoals inloggen, wat is er te vinden e.d., zijn beschreven in de Gebruikershandleiding Raadpleger.

 

Organisatie van het beheer van de softwarecatalogus in het waterschap

Als informatiemanager / informatiearchitect verdient het aanbeveling uitgangspunten voor het beheer van het applicatielandschap van het waterschap in de softwarecatalogus op te stellen. Bijvoorbeeld door over de volgende onderwerpen afspraken te maken:

  1. Wie gaat het beheer uitvoeren? Bijvoorbeeld applicatiebeheerders, informatiemanager, informatiearchitect, informatieadviseurs, e.d. Advies is om (functionele) applicatiebeheerders erbij te betrekken in verband met inbedding in het beheerproces, kennis van het gebruik van applicaties, bekendheid met de planning van nieuwe releases, e.d.
  2. Welke applicaties gaan we invoeren? Alleen ‘kernapplicaties’, alle applicaties, wel of niet de algemene applicaties zoals browsers, Adobe, e.d., wel of niet de ‘technische’ applicaties zoals DBMS-en, OS-en. Advies is om de referentiecomponenten hierin leidend te laten zijn. 

 

Gebruikersbeheer

Log eerst in, rechtsboven in de menubalk. Vervolgens kun je onder de naam van je waterschap kiezen voor “Gebruikersbeheer”. Hier staat een overzicht van de al geautoriseerde gebruikers van je waterschap.

De eerste persoon binnen een waterschap die een beheerdersaccount krijgt, kan vervolgens zelf verder collega’s toevoegen en autoriseren voor de rol van beheerder of raadpleger. (Blauwe knop "Gebruiker toevoegen" rechtsboven de huidige gebruikers). Hierdoor houdt het waterschap zelf overzicht welke gebruikers een account hebben. Meerdere beheerders kan bijvoorbeeld handig zijn als applicatiebeheerders worden ingeschakeld om ook de applicatie- en koppelinggegevens bij te houden. Er is echter geen autorisatie op applicatieniveau, dus daarvoor moet dan een procedureafspraak gemaakt worden (“Kom niet aan andermans applicatiegegevens”). En elke beheerder kan vervolgens ook nieuwe accounts toevoegen en bestaande wijzigen of verwijderen. Ook dit vergt wel een procedureafspraak (“Kom niet aan andermans account”) en actief beheer bij uitdiensttreden (verwijder dan betreffend account). Raadplegers mogen geen accounts muteren.

Bij het toevoegen van een account moeten de gebruikersnaam en e-mailadres uniek zijn, met andere woorden: mogen niet al bestaan! (Binnen één account mag gebruikersnaam wel gelijk zijn aan e-mailadres).

Bij het aanmaken van een nieuwe account kun je zelf een wachtwoord kiezen. Hierop zitten geen restricties, maar kies wel voor een sterk wachtwoord. Er wordt met een groene lijn getoond of dit het geval is.

Om het account van een gebruiker te bewerken of te verwijderen vind je aan het einde van de regel van een account twee keuzemogelijkheden: Gebruiker bewerken en Gebruiker verwijderen. 

Een beheerder kan in zijn eigen account (onderaan) aangeven of hij wekelijks een update van wijzigingen in de softwarecatalogus wil ontvangen. 

 

Toevoegen softwarepakketten

  1. Inventariseer de applicaties die operationeel in gebruik zijn. Meestal is er al een registratie aanwezig in een CMDB zoals bijvoorbeeld Topdesk, Planon of contractregister.
  2. Zet de inventarisatie in een spreadsheet en sorteer op leverancier, pakket en versie.
  3. Log in in de softwarecatalogus.
  4. Klik op de tegel “Mijn Softwarecatalogus”.
  5. Ga naar tabblad “Pakketten (WILMA)” (naast “Dashboard”).
  6. Kies “Voeg pakket toe”.
  7. Kies in de filterkolom links de eerste leverancier uit de inventarisatie. NB: Leveranciers die een convenant met VNG Realisatie hebben, zijn opgenomen in de softwarecatalogus. Heb je een ander pakket, van een leverancier die nog niet is opgenomen, dan kunnen betreffende pakketten met de functie “Voeg extern pakket toe” in het applicatielandschap worden opgenomen. Advies is om deze leveranciers even te markeren in de inventarisatie en op te voeren na de leveranciers die wél in de softwarecatalogus staan. Je kunt deze leveranciers ook even melden bij wswc@hetwaterschapshuis.nl, zodat ze alsnog toegevoegd kunnen worden.
  8. Na keuze van een leverancier verschijnt de lijst pakketnamen van die leverancier. Kies met de + -toets het pakket dat je wil opvoeren. NB: Pakketten die al in het applicatielandschap van je waterschap zijn opgenomen, zijn herkenbaar aan een rood sterretje naast de pakketnaam.
  9. Kies de pakketversie (release) die in gebruik is. NB1: De meeste leveranciers voeren pakketten die als SaaS (in de Cloud) draaien doorgaans op met een “productie”- en “ontwikkelversie”. NB2: Indien een leverancier (nog) geen versie/release heeft opgevoerd, kan hiervan melding worden gedaan aan de leverancier met de knop “Meld aan leverancier”. Alternatief is dan om de versie niet in te vullen en de opvoer van referentiecomponenten te doen bij “Toegevoegde referentiecomponenten”. NB3: Indien de pakketversie niet bekend is bij de initiële opvoer, kan die later worden toegevoegd.
  10. Bij “Omschrijving” kun je nadere informatie invullen.
  11. Vul de status in van het betreffende pakket.
  12. Bij een klik in het venster onder “Referentiecomponenten aangegeven door leverancier” verschijnen de applicatieve functies die de leverancier heeft toegekend. Kies daarvan degene waarvoor de applicatie daadwerkelijk wordt gebruikt. Indien de applicatie (ook) wordt gebruikt voor een doel dat de leverancier niet heeft aangegeven, kan dat worden ingevuld bij “Toegevoegde referentiecomponenten”.
  13. Indien een leverancier zowel “SaaS” als “On premise” ondersteunt, kun je aangeven welke van deze twee varianten wordt gebruikt in je waterschap.
  14. Klik op Toevoegen en de applicatie(versie) wordt in het landschap opgenomen.
  15. Daarna keer je terug naar het scherm van de pakketten van de geselecteerde leverancier. Als deze meer pakketten heeft en je waterschap heeft ook één of meer van deze pakketten in gebruik, kun je het volgende pakket op dezelfde wijze invoeren. De applicaties die je al hebt opgevoerd in het landschap hebben in de pakketlijst van de leverancier een sterretje gekregen zodat je weet waar je bent gebleven.
  16. Voor de selectie van een andere leverancier waarvan je pakketten wil opvoeren, vink je eerst het filter van de vorige leverancier uit en kies je vervolgens de volgende leverancier.
  17. Als je tussentijds het resultaat in het applicatielandschap wil bekijken, ga je naar “Mijn Softwarecatalogus” via de menubalk bovenaan (tabblad met de naam van je waterschap) of via de Homepagina (klik op Home in de menubalk bovenaan of op het logo van de WILMA Softwarecatalogus links bovenaan en daarna op de tegel “Mijn Softwarecatalogus”); kies dan weer het tabblad “Pakketten (WILMA)” en bekijk de lijst van ingevoerde pakketten. Ook kun je hier op de knop “Toon kaart” klikken (onder de knop “Pakketten (WILMA)” voor een overzicht van je applicatielandschap geplot op je referentiecomponenten.
  18. Als de naam van een leverancier niet (meer) klopt, is het mogelijk de naam te wijzigen vanuit je eigen landschap. Je klikt op de naam van de leverancier en vervolgens op bewerken. Na wijziging van de leveranciersnaam wordt deze niet automatisch in de juiste alfabetische volgorde getoond in het pakket- en koppelingenoverzicht. Klik op de naam van het betreffende pakket in je overzicht en vervolgens op bewerken en opnieuw opslaan. Nu staat de naam op de juiste alfabetische plaats.
  19. In de kop van de waterschapspagina staat boven het dashboard het aantal sterren dat ‘verdiend’ is met de opvoer van gegevens. Hoe dit is bepaald, wordt getoond als je met de muis op het aantal sterren gaat staan. Hoe je méér sterren (max. 5) kunt verdienen, staat ernaast bij “Voortgang verbeteren”.
  20. Na de opvoer van de pakketten van leveranciers die in de Softwarecatalogus staan, kan men de zogenaamde “Externe pakketten opvoeren”. Het verschil is dat je zélf de leveranciers- en pakketnaam en versienummer moet opvoeren. Bij “Referentiecomponenten” kan er een of meer uit de gehele beschikbare WILMA-lijst worden gekozen. De status opvoer is gelijk. Je kunt deze leveranciers ook even melden bij wswc@hetwaterschapshuis.nl, zodat ze alsnog kunnen worden toegevoegd.

 

Kopiëren pakketten bij nieuwe versies

Het toevoegen van een nieuwe pakketversie aan het pakketoverzicht is veel werk als er veel referentiecomponenten en koppelingen zijn. Als van een pakket al een versie is opgevoerd, is het mogelijk deze naar een nieuwe versie te kopiëren. Alle gegevens van de "vorige" versie worden dan overgenomen naar de "nieuwe" versie en kunnen daar verder worden aangevuld c.q. aangepast.

Ga hiervoor naar "Mijn softwarecatalogus", klik op het tabblad "Pakketten (Wilma)" en zoek je huidige pakket in de lijst met pakketnamen en -versies. Aan het einde van de regel staan drie iconen: Bewerk pakket, Verwijder pakket en Kopieer productversie. Klik op dit laatste icoon en je huidige pakket wordt gekopieerd. Pas vervolgens aan wat nieuw is (bijvoorbeeld een versienummer) en klik onderaan op opslaan. Het nieuwe pakket is toegevoegd.

Het kopieericoon verschijnt niet als er geen nieuwe pakketversie beschikbaar is.

 

Kaart applicatielandschap

Als je alle pakketten hebt ingevoerd, kun je via een kaart zien of al je referentiecomponenten een bijpassend pakket hebben of dat er referentiecomponenten zijn, waarvoor je nog geen pakket hebt.  

Ga naar “Mijn Softwarecatalogus” via de menubalk bovenaan (tabblad met de naam van je waterschap) of via de Homepagina (klik op Home in de menubalk bovenaan of op het logo van de WILMA Softwarecatalogus links bovenaan en daarna op de tegel “Mijn Softwarecatalogus”). Kies het tabblad “Pakketten (WILMA)” rechts naast het tabblad "Dashboard". Hieronder zie je een vakje "Referentiecomponenten" met daarnaast in het blauw "Toon kaart". Als je hierop klikt, wordt een overzicht gegenereerd van je applicatielandschap geplot op je referentiecomponenten. Met de viewer is het mogelijk de kaart te bekijken, in te zoomen en te pannen.

Ook is het mogelijk de kaart te printen. Klik hiervoor op de blauwe knop aan de rechterkant "Download SVG".  SVG staat voor Scalable Vector Graphics. Dit betekent dat de kaart volledig schaalbaar is. Je kunt de kaart zo groot printen als je wil, zonder dat dit leidt tot onscherpe randen of letters. Open het .svg-bestand met je browser vanuit je downloadmap. Dit is mogelijk door rechts op het bestand te klikken en te kiezen voor > openen met... Ook is het mogelijk het bestand vanuit de verkenner in de browser te slepen. Kies in de browser voor printen (in Internet Explorer voor preview). Kies een printer met ondersteuning van minimaal A3-formaat. Op A3 is de kaart net leesbaar, kies bij voorkeur een printer die nog groter kan. Zet de paginaorientatie op landscape/horizontaal. Schaal de plaat handmatig totdat deze maximaal op de pagina past (helaas werkt automatisch schalen niet). Afhankelijk van de browser moet je hiervoor de geavanceerde opties openen. Zet de kantlijnen op minimaal (in Internet Explorer kan dit met een schuifje naast de pagina). Kies voor [custom scaling]. Een mooie start voor A3 is 40% en schaal op totdat de randen verdwijnen. Zet het percentage vervolgens weer één terug. Print de kaart.

 

Exporteren

De softwarecatalogus bestaat uit zowel publieke informatie als uit informatie die alleen tussen waterschappen wordt gedeeld. De export van publieke pakketgegevens worden met een "Exporteer"-knop op de pagina's  "Alle pakketten" en "Alle pakketversies" beschikbaar gesteld. De gegevens van een waterschap worden met de exportknop op de pagina "Mijn softwarecatalogus" beschikbaar gesteld. 

De WILMA Softwarecatalogus biedt drie soorten exportmogelijkheden:

  • AMEFF-export

De WILMA Softwarecatalogus ondersteunt een koppeling met architectuurtools. Met het ArchiMate-bestanduitwisselformaat kunnen architectuurtools ArchiMate-architectuurmodellen met elkaar uitwisselen. Deze standaard wordt ook aangeduid als ArchiMate Model Exchange File Format (AMEFF).

Ingelogd als waterschap ga je naar Mijn Softwarecatalogus. Op het het tabblad Pakketten (WILMA) zie je drie exportmogelijkheden in de listbox naast de Exporteerknop. Klik op de pijl van de listbox en kies “AMEFF-export” en vervolgens op "Exporteren". Pakketten én koppelingen worden in één model geëxporteerd.

Er verschijnt een “wacht”-venster met de melding dat de export soms langer dan een minuut kan duren. Het opslaan van het gedownloade AMEFF-xml is browserafhankelijk, maar komt normaal gesproken terecht in de map “downloads”. Vanuit daaruit kan het worden geïmporteerd in een architectuurtool. 

  • Pakketoverzicht (.csv)

Een overzicht van al je pakketten en pakketversies is ook exporteerbaar. Ingelogd als waterschap ga je naar Mijn Softwarecatalogus. Op het het tabblad Pakketten (WILMA) zie je drie exportmogelijkheden in de listbox naast de Exporteerknop. Klik op de pijl van de listbox en kies “Exporteer pakketoverzicht (csv)” en vervolgens op "Exporteren".

Een .csv-bestand kan worden geopend met bijvoorbeeld een spreadsheetprogramma. Naast het alom bekende Excel kan ook gekozen worden voor de open source pakketten van OpenOffice of LibreOffice.

Instructie voor het openen van .csv-bestand met Excel

Let op: open het geëxporteerde .csv-bestand niet direct in Excel vanuit de browser of verkenner. Het gaat dan mis met weergave van 'bijzondere tekens' en de tekstquotes.

  • Open Excel met leeg werkblad
  • Ga naar het menu-item 'gegevens'
  • Klik op "van tekst" 
  • Selecteer het betreffende .csv-bestand uit de download-map
  • Nu wordt de tekstimportwizard getoond
  • Kies "Gescheiden"
  • Zet een vink bij "mijn gegevens bevatten kopteksten" c.q. kies in Excel vanaf versie 2010 "vanaf regel 1"
  • Kies bij "Oorspronkelijk bestand": Tekenset: 65001: Unicode (UTF-8); let op de sortering van de tekensets is gelaagd, 65001 staat bijna onderaan
  • Klik op "volgende"
  • Zet een vinkje bij komma (en haal eventueel vooringevuld "Tab"-vinkje weg)
  • Klik op "volgende"
  • Klik op "voltooien"
  • Klik nogmaals op "voltooien"
  • Excel vraagt nu waar in het werkblad de gegevens moeten worden ingelezen. Het voorgestelde werkblad en cel accepteren.
  • Vergeet niet het bestand vervolgens op te slaan als Excel-bestand

Het .csv-bestand wordt nu correct door Excel geopend. Ook bijzondere tekens worden door de keuze voor de juiste tekenset correct weergegeven. De datumvelden in de .csv zullen worden herkend indien de landinstelling op Nederland staat (default datumformaat is DD-MM-YYYY).

Handigheidjes voor gebruik in Excel
  • Houd de kopteksten en de linker kolommen altijd in beeld
  • Zet de cursor één kolom verder dan de kolommen die je in beeld wil houden
  • Zet de cursor één regel lager dan de kopteksten die je in beeld wil houden
  • Ga naar menu-item Beeld
  • Kies blokkeren rijen en kolommen
  • Maak boven iedere kolom een filter aan
  • Ga naar het menu-item Gegevens
  • Klik op het 'filter/trechter'-icoon
  • Nu kan op iedere kolom worden gefilterd 
Instructie voor Libre- of OpenOffice Calc

Een andere optie is om de .csv te openen met Libre- of OpenOffice Calc.

Het .csv-bestand kan direct worden geopend, Calc leest de bijzondere tekens wel correct. Om ervoor te zorgen dat de kolommen met datumvelden als datum worden herkend, moet voor deze kolommen bij het openen expliciet worden aangegeven dat deze van het type datum (DMY) zijn.

  • IBD-foto (.csv)

Wil je een IBD-foto (overzicht van pakketten van een waterschap zoals gevraagd door de InformatieBeveiligingsDienst) genereren, ga dan ingelogd als waterschap naar Mijn Softwarecatalogus. Op het tabblad Pakketten (WILMA) zie je drie exportmogelijkheden in de listbox naast de Exporteerknop. Klik op de pijl van de listbox en kies “IBD-foto (csv)” en vervolgens op "Exporteren". 

Er verschijnt een “wacht”-venster met de melding dat de export soms langer dan een minuut kan duren. Het opslaan van de gedownloade IBD-foto is browserafhankelijk, maar komt normaal gesproken terecht in de map “downloads”.

 

Toevoegen koppelingen

Wanneer je als waterschap al je softwarepakketten hebt ingevoerd, is het mogelijk ook de verschillende koppelingen tussen de pakketten aan te geven.

  1. Log in in de softwarecatalogus.
  2. Klik op de tegel “Mijn Softwarecatalogus”.
  3. Ga naar tabblad “Koppelingen” (naast “Pakketten (WILMA)"). Op deze pagina kun je koppelingen registreren en beheren.
  4. Om een koppeling toe te voegen, klik je rechtsboven op de blauwe knop met het plusje "voeg koppeling toe". 
  5. Er verschijnt een nieuw venster waarin je de koppeling (gegevensuitwisseling) tussen twee pakketten kunt aangeven. In het eerste veld worden de pakketten vanuit je eigen applicatieportfolio getoond. Je selecteert het pakket waarvan je de koppeling wil aangeven. Vervolgens kun je de richting van de gegevensuitwisseling kiezen tussen de beide pakketten (welk pakket levert gegevens aan het andere pakket?). In het derde veld selecteer je het andere pakket of eventueel een landelijke voorziening en vervolgens geef je aan of het een standaardkoppeling (een koppeling die voldoet aan een standaard zoals opgenomen in de WILMA Softwarecatalogus, kijk bij Standaarden) of maatwerkkoppeling (een koppeling die niet voldoet aan de standaard in de WILMA Softwarecatalogus) betreft. Een derde optie is nog "Onbekend". Indien het een standaardkoppeling betreft, verschijnt een nieuw veld (Norm) waar je de naam van de betreffende standaardkoppeling kunt selecteren. Vervolgens geef je de status aan van de koppeling, meestal zal dat "in productie" zijn. Tot slot is het (optioneel) mogelijk om verdere technische informatie en aanvullende informatie te registreren. Bij deze laatste is het vooral interessant aan te geven welke gegevens van het ene pakket naar het andere worden getransporteerd en voor welke doeleinden de koppeling wordt gebruikt. 
  6. Klik vervolgens op "toevoegen" en de koppeling verschijnt in het koppelingenoverzicht. 
  7. In het koppelingenoverzicht staan de koppelingen per regel aangegeven. Aan het einde van iedere regel staan drie iconen: Bekijk details, Bewerk koppeling en Verwijder koppeling. 

 

Suggesties

Hier kunnen waterschappen de suggesties van leveranciers verwerken. Een waterschap kan een nieuwe pakketversie opvoeren, of vanaf een reeds aanwezige versie “upgraden” met de kopieeractie. Uiteraard kan een waterschap het signaal ook negeren als de gesuggereerde pakketversie niet meer van toepassing is. 

Ook kan een waterschap feedback geven aan de leverancier wat er met de suggestie(s) is gedaan.
Op deze wijze wordt extra service aan waterschappen gegeven om de kwaliteit van de gegevens in het applicatielandschap up-to-date te houden.

 

Dashboard

Op de pagina van je dashboard zijn nog een aantal handige opties te vinden.

  1. Log in in de softwarecatalogus.
  2. Klik op de tegel "Mijn Softwarecatalogus".
  3. Je bevindt je nu op het tabblad "Dashboard".​
Compliant pakketversies

Dit tabblad wordt nog niet gebruikt.

Einde ondersteuning leverancier

Bij het invoeren van alle pakketten voer je ook de status van het betreffende pakket in: Gepland, In productie, Uit te faseren of Uitgefaseerd. Bij Gepland en bij Uit te faseren vul je ook de datum in per wanneer dit pakket in productie zal komen of wordt uitgefaseerd. Wil je weten welke pakketten je waterschap op een bepaalde (peil)datum heeft lopen, dan vul je de betreffende datum in op dit tabblad. Vink alleen de filters In productie en Uit te faseren aan en klik vervolgens op het blauwe vakje "Filter". Je ziet nu een overzicht van alle pakketten die je op de peildatum hebt lopen. 

Saas alternatieven

Hier vind je een overzicht van je pakketten waarvoor een Saas alternatief beschikbaar is.

Inkoopondersteuning

Dit tabblad wordt nog niet gebruikt.

Pakketten met meer mogelijkheden

Hier vind je een overzicht per referentiecomponent (in blauwe hoofdletters) van de pakketten die je waterschap heeft ingevoerd, waarvan de leverancier aangeeft dat dat pakket ook gebruikt kan worden voor de betreffende referentiecomponent maar waarvoor je waterschap geen pakket heeft ingevuld. Met de wijzigfunctie achter het betreffende pakket kun je deze referentiecomponent (indien opportuun/te zijner tijd) nog toevoegen. Ga hiervoor naar het tabblad "Pakketten (WILMA)", naast Dashboard, en zoek het betreffende pakket op in de lijst ingevoerde pakketten van je waterschap. Als je de betreffende referentiecomponent niet wil invullen met een applicatie, kun je deze vullen met een "extern pakket" met als naam "Handmatig" o.i.d., zodat de referentiecomponent uit de lijst verdwijnt.

Referentiecomponenten met meerdere pakketen

Hier vind je een overzicht per referentiecomponent van de pakketten die je waterschap heeft ingevoerd en aangegeven het voor de betreffende referentiecomponent te gebruiken. Zo kun je snel zien of je meerdere pakketten voor dezelfde toepassing hebt en gebruikt.